Кейтеринг для выставки: как организовать питание на стенде

Выставка — это несколько часов или целый день постоянного общения с посетителями, партнерами и потенциальными клиентами. Сотрудники стенда почти все время находятся на ногах, а гости подходят непрерывно. Поэтому кейтеринг на выставке должен решать сразу две задачи: обеспечивать питание команды и помогать принимать посетителей, не превращая стенд в полноценную зону приема пищи.

Лучше всего работают компактные блюда, постоянный доступ к воде и горячим напиткам, небольшие порции и подача, которую можно быстро обновлять в течение дня. Еда не должна мешать презентации продукта, занимать полезную площадь стенда или отвлекать от общения с гостями.

Сначала стоит уточнить условия выставочной площадки. У разных комплексов могут отличаться правила доставки, время заезда подрядчиков, требования к оборудованию и порядок вывоза мусора.

До мероприятия желательно знать:

• сколько сотрудников будет постоянно работать на стенде;
• сколько часов длится выставочный день;
• ожидается ли большой поток посетителей;
• есть ли отдельная техническая зона;
• можно ли хранить запас еды рядом со стендом;
• есть ли доступ к электричеству;
• разрешено ли использовать кофемашины и другое оборудование;
• во сколько возможна доставка;
• где можно хранить упаковку;
• куда убирать использованную посуду;
• предусмотрены ли отдельные перерывы для сотрудников.

Чем меньше площадь стенда, тем важнее заранее определить место для еды и напитков. Иногда достаточно небольшой стойки с водой и закусками, а основной запас лучше держать в закрытой зоне.

Формат зависит от того, кого именно нужно кормить и как долго работает стенд.

Подходит для стендов, где проходят переговоры, встречи с партнерами и короткие презентации.

Обычно достаточно:

• воды;
• чая;
• кофе;
• мини-выпечки;
• сэндвичей;
• небольших десертов;
• фруктов.

Такой формат не требует большой площади и позволяет поддерживать прием гостей в течение дня.

Подходит для презентации на стенде, встречи с партнерами, приглашенными клиентами или отдельного события в рамках выставки.

Для небольшого фуршета лучше выбирать порционные закуски, которые удобно есть стоя и без сложных приборов.

Если поток гостей большой, на стенде проходит отдельная презентация или выставка длится весь день, официанты помогают поддерживать подачу, обновлять блюда, следить за напитками и убирать использованную посуду.

Это особенно полезно, если сотрудники стенда должны заниматься посетителями и не могут одновременно следить за столом.

Питание для сотрудников стенда

Сотрудники выставочного стенда могут работать 8-10 часов, поэтому одного кофе и нескольких закусок обычно недостаточно.

Если команда находится на выставке весь день, питание лучше разделить на несколько этапов:

• легкий завтрак или утренний перекус;
• вода, чай и кофе в течение дня;
• полноценный обед;
• небольшой перекус во второй половине дня.

Для сотрудников подойдут сэндвичи, порционные салаты, горячие блюда, фрукты, выпечка и небольшие десерты.

Если одновременно уйти со стенда невозможно, лучше организовать питание по очереди. В этом случае порционная подача удобнее общего стола: сотрудник может быстро поесть и вернуться к работе.

Еда для посетителей решает другую задачу. Она должна дополнять общение, а не становиться главным событием.

Лучше выбирать небольшие закуски, которые можно съесть за один-два укуса:

• канапе;
• тарталетки;
• мини-сэндвичи;
• небольшие десерты;
• фрукты;
• выпечку;
• порционные сладости.

Если на стенде проходит отдельная презентация или встреча с партнерами, можно сделать компактный фуршет с обслуживанием.

На выставке лучше отказаться от еды, которая требует сложной сервировки или может мешать работе.

Неудачным выбором будут:

• блюда с резким запахом;
• закуски с большим количеством жидкого соуса;
• крупные порции;
• блюда, которые нужно разрезать;
• еда, которую сложно есть стоя;
• продукты, быстро теряющие внешний вид;
• блюда, которые сильно крошатся или пачкают руки.

Особенно это важно, если посетители после еды рассматривают продукцию, каталоги, образцы или работают с техникой.

Вода должна быть доступна сотрудникам весь день. При этом не обязательно выставлять большой запас бутылок на видном месте.

Удобная схема:

• небольшое количество воды в зоне для гостей;
• отдельный запас для сотрудников;
• чай и кофе в точке, где не образуется очередь;
• стаканы и салфетки рядом;
• место для использованной посуды отдельно от презентационных материалов.

Если стенд небольшой, точку с напитками лучше вынести немного в сторону, чтобы ожидающие не перекрывали проход.

Одна из частых ошибок — выставить весь объем еды утром. Через несколько часов часть блюд потеряет внешний вид, а стол будет выглядеть как остатки после первого потока посетителей.

Лучше обновлять подачу небольшими партиями:

• утром выставить первую часть закусок;
• перед пиковым временем добавить свежие блюда;
• после обеда заменить часть ассортимента;
• ближе к окончанию оставить только необходимое количество.
• Так стол выглядит аккуратно независимо от того, в какое время подходит посетитель.

Для многодневной выставки не стоит полностью повторять одно и то же меню каждый день. Даже небольшие изменения помогают сотрудникам не уставать от одинаковой еды.

Можно менять:

• горячие блюда;
• виды сэндвичей;
• десерты;
• фрукты;
• состав закусок.

При этом схема остается прежней: утром легкий старт, днем полноценный прием пищи, в течение дня напитки и небольшие перекусы.

Кейтеринг на выставке должен оставаться естественной частью мероприятия. Посетители легко берут воду или закуску, сотрудники вовремя едят, стол остается аккуратным, а сама подача не отвлекает от продукта и общения на стенде.

Вопрос: Какой кейтеринг лучше выбрать для выставки?

Ответ: Для небольшой команды подойдет доставка сетов. Для переговоров и встреч — кофе-брейк. Для презентации или приема партнеров — фуршет. При большом потоке гостей лучше добавить обслуживание.

Вопрос: Нужно ли кормить сотрудников отдельно от посетителей?

Ответ: Желательно. Меню для команды должно быть более сытным, тогда как посетителям обычно предлагают небольшие закуски и напитки.

Вопрос: Что поставить на маленьком выставочном стенде?

Ответ: Воду, чай, кофе и несколько видов компактных закусок. Основной запас лучше хранить вне открытой части стенда.

Вопрос: Можно ли организовать кейтеринг без официантов?

Ответ: Да. Для небольших стендов можно заказать готовые сеты и напитки с доставкой. При большом потоке гостей персонал помогает поддерживать порядок и вовремя обновлять подачу.

Вопрос: Что лучше не подавать на выставке?

Ответ: Блюда с сильным запахом, большим количеством соуса, сложной сервировкой и все, что неудобно есть стоя.