Кейтеринг для хакатона: как организовать питание на 12, 24 или 48 часов

Хакатон отличается от большинства деловых мероприятий длительностью и режимом участников. Люди могут находиться на площадке 12, 24 или даже 48 часов, работать ночью, отдыхать несколько часов и снова возвращаться к задачам. Поэтому обычной схемы "кофе-брейк плюс обед" здесь недостаточно.

Питание нужно распределить по всему времени мероприятия: предусмотреть основные приемы пищи, постоянный доступ к воде, чай и кофе, легкие перекусы и отдельное ночное меню. При этом важно не перегружать участников тяжелой едой и не выставлять весь объем сразу.

На конференции программа обычно заканчивается вечером. На хакатоне рабочий процесс может продолжаться ночью.

Участники:

• долго работают за компьютерами;
• сохраняют высокую концентрацию;
• едят в разное время;
• могут пропустить общий прием пищи;
• регулярно пьют воду, чай и кофе;
• нуждаются в перекусах ночью;
• находятся на площадке гораздо дольше обычных гостей.

Поэтому кейтеринг должен работать не как несколько отдельных перерывов, а как система питания на весь период мероприятия.

Чем дольше хакатон, тем важнее разнообразие меню и поэтапная доставка.

Если мероприятие длится около 12 часов, обычно достаточно трех основных блоков.

Утро:
чай, кофе, вода, выпечка, фрукты, небольшие сэндвичи.

День:
полноценный обед с горячим блюдом, гарниром, салатом и напитками.

Вечер:
сэндвичи, закуски, фрукты, десерты или легкий горячий ужин.

В течение всего дня должны быть доступны вода и напитки.

При суточном формате появляется важный блок — ночное питание.

Не стоит просто оставлять на ночь блюда с вечерней подачи. Лучше заранее выделить отдельные позиции, рассчитанные на позднее время.

Ночью подойдут:

• легкие сэндвичи;
• выпечка;
• фрукты;
• йогурты;
• небольшие закуски;
• чай;
• кофе;
• вода.

Слишком тяжелая еда ночью может снижать концентрацию и усиливать сонливость. Поэтому плотный горячий ужин лучше подать вечером, а после полуночи оставить более легкий выбор.
Утром следующего дня участникам снова понадобится полноценный завтрак.

При двухсуточном мероприятии меню нужно планировать как полноценный цикл:

• завтраки;
• обеды;
• ужины;
• дневные перекусы;
• ночные перекусы;
• постоянный доступ к воде и напиткам.

Повторять одинаковое меню два дня подряд нежелательно. Если в первый день на обед была курица с гарниром, во второй лучше предложить другой вариант. То же касается сэндвичей, салатов и десертов.

Разнообразие важно не ради красивого стола, а потому что участники проводят на площадке почти двое суток.

Хакатоны часто ассоциируются с кофе и энергетическими напитками, но основой напитков должна оставаться вода.

Ее лучше размещать в нескольких доступных точках, особенно если мероприятие проходит в большом помещении.

Можно дополнительно предусмотреть:

• чай;
• кофе;
• морсы;
• лимонады;
• напитки без сахара.

Если на мероприятии работает кофемашина, нужно заранее рассчитать запас кофе, молока, стаканов и воды для оборудования. Одной небольшой точки на несколько сотен участников может быть недостаточно.

Обед и ужин должны быть достаточно сытными, но не чрезмерно тяжелыми.

Подойдут:

• мясо или птица с гарниром;
• рыба;
• паста;
• овощные блюда;
• салаты;
• суп, если формат позволяет;
• блюда без мяса.

Важно предусмотреть выбор. Среди участников могут быть вегетарианцы, люди с пищевыми ограничениями или просто те, кто предпочитает более легкую еду.

Можно добавить позиции из вегетарианского меню.

Не все участники приходят на обед одновременно. Кто-то заканчивает задачу, кто-то участвует в консультации, кто-то отдыхает после ночной работы.

Поэтому кроме основных приемов пищи желательно иметь небольшой постоянный запас:

• воды;
• фруктов;
• выпечки;
• сэндвичей;
• легких закусок;
• чая и кофе.

Но постоянная зона не должна превращаться в стол, на котором сутки лежит одна и та же еда.

Запас нужно регулярно обновлять.

При расчете важно учитывать не только участников.

На площадке также находятся:

• организаторы;
• наставники;
• жюри;
• техническая команда;
• ведущие;
• охрана;
• фотографы;
• подрядчики.

Если они остаются на мероприятии ночью, их тоже нужно включить в расчет ночных перекусов и завтрака.

Полезно заранее разделить людей на группы:

• находятся на площадке весь период;
• работают только днем;
• присутствуют в определенные часы.

Так можно точнее рассчитать основные приемы пищи.

Лучше отделить еду от рабочих столов. Даже если участникам разрешено есть за компьютерами, основную подачу стоит разместить отдельно.

Это помогает:

• снизить риск пролить напиток на технику;
• сохранить рабочие места чистыми;
• дать участникам повод ненадолго отойти от компьютера;
• быстрее убрать посуду;
• контролировать запас еды.

Если пространство позволяет, напитки можно оставить ближе к рабочей зоне, а полноценные приемы пищи проводить отдельно.

Ночью персонала обычно меньше, но зона питания все равно требует контроля.

Нужно заранее определить:

• кто обновляет воду и напитки;
• когда выкладывается ночной перекус;
• кто собирает посуду;
• где находится резерв еды;
• во сколько начинается утренний завтрак.

Если хакатон продолжается без остановки, питание тоже не должно исчезать на несколько часов.

Кейтеринг для хакатона нужно планировать по часам, а не только по количеству участников. Для 12 часов достаточно основных приемов пищи и перекусов, для 24 часов появляется ночной блок, а для 48 часов нужен полноценный двухдневный план.

Вопрос: Что заказать на хакатон на 12 часов?

Ответ: Утренний перекус, полноценный обед, вечернюю подачу или ужин, а также воду, чай и кофе на весь день.

Вопрос: Чем кормить участников ночью?

Ответ: Лучше выбрать легкие сэндвичи, фрукты, выпечку, небольшие закуски, чай и кофе. Тяжелые блюда лучше оставить на вечерний ужин.

Вопрос: Сколько кофе нужно на хакатон?

Ответ: Количество зависит от числа участников и длительности мероприятия. При большом хакатоне лучше предусмотреть несколько точек выдачи, чтобы участники не стояли в очереди.

Вопрос: Нужно ли отдельное вегетарианское меню?

Ответ: Желательно предусмотреть несколько полноценных блюд без мяса и подписать их, чтобы участникам было проще ориентироваться.

Вопрос: Можно ли организовать питание на 48 часов одной доставкой?

Ответ: Лучше использовать поэтапную доставку. Это помогает сохранить качество блюд, не занимать площадку большим запасом еды и менять меню по ходу мероприятия.